Regulamin konferencji "Międzynarodowa Konferencja Naukowo-Szkoleniowa 'Optymalizacja leczenia w psychiatrii'" - Wisła, 8 - 10 grudnia 2011r.

1. Postanowienia ogólne

1.1 Międzynarodowa Konferencja Naukowo-Szkoleniowa 'Optymalizacja leczenia w psychiatrii', zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją odbywa się w dniach 8 - 10 grudnia 2011r. w Hotelu Gołębiewski w Wiśle

1.2 Organizatorem Konferencji jest firma Medforum Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach przy ul. Brynowskiej 70.

1.3 Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia Uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

1.4 Uczestnikami Konferencji są lekarze oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką konferencji oraz przedstawiciele sponsorów.

1.5 W ramach Konferencji odbędą się sesje plenarne, wykłady oraz warsztaty merytoryczne.

1.6 Oficjalny serwis internetowy konferencji znajduje się pod adresem http://www.psychiatria2011.medforum.pl, adres email do kontaktów konferencje@medforum.pl.

2. Zasady Uczestnictwa i odwołania Uczestnictwa

2.1 Warunkiem udziału w konferencji jest:

2.1.1 Zgłoszenie Uczestnictwa w konferencji wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej konferencji.

2.1.2 Uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez Organizatora

2.2 Opłatę za konferencję należy przesłać na konto Organizatora wg tabeli opłat znajdującej się na stronie internetowej serwisu.

2.3 Na indywidualną prośbę Uczestnika Organizator wystawi fakturę VAT za udział w konferencji.

2.4 Uczestnikami konferencji są osoby, które wygłaszają prezentacje na dany temat oraz takie które prezentacji nie wygłoszą.

2.5 Uczestnikiem, który wygłosi prezentację na dany temat jest osoba która:

• Uczestniczy w sesji wykładowej oraz warsztatowej z własną prezentacją
• zgłosiła temat referatu lub warsztatu, wraz ze streszczeniem do wybranej przez nią sekcji, do dnia 31 stycznia 2011r. za pośrednictwem swojego konta utworzonego w serwisie konferencyjnym psychiatria2011.medforum.pl.
• została zakwalifikowana przez Komitet Organizacyjny i Naukowy w wyniku czego została o tym fakcie poinformowana drogą elektroniczną.
• dokonała opłaty za udział w konferencji do dnia 1 marca 2011r..

2.6 Uczestnikiem, który nie wygłosi prezentacji na dany temat jest osoba która:

• uczestniczy w sesji wykładowej i warsztatowej bez własnej prezentacji
• zgłosiła swoje Uczestnictwo do 1 marca 2011r. za pośrednictwem swojego konta utworzonego w serwisie konferencyjnym
• dokonała opłaty za udział w konferencji do dnia 1 marca 2011r.

2.7 Każdy Uczestnik otrzyma zaświadczenie udziału w konferencji.

2.8 Za udział we wszystkich warsztatach i wykładach podczas konferencji Uczestnik może otrzymać do 18 punktów edukacyjnych kształcenia ustawicznego lekarzy.

2.9 Punkty edukacyjne kształcenia ustawicznego lekarzy są naliczane w oparciu o elektroniczne listy obecności, które rejestrują faktyczny udział uczestników w sesjach warsztatowych oraz wykładowych.

2.10 Koszt pobytu i przejazdu, Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

2.11 Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Konferencji w przypadku, gdy nie uiścił on opłat za udział w Konferencji, w terminach określonych przez Organizatora (szczegóły na podstronie serwisu konferencji w sekcji "Rejestracja udziału".

2.12 Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń Uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 1 marca 2011r. Uczestnicy zgłaszający udział po tym terminie nie będą mieli możliwości skorzystania z pełnej oferty Konferencji.

2.13 Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji winna być dokonana w formie pisemnej.

2.14 W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji Organizatorowi przysługuje zwrot:

1. Gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji wcześniej, niż w 60-tym dniu przed rozpoczęciem konferencji, Organizator, pod warunkiem otrzymania wpłaty za udział, zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 15% wartości całości opłaty.
2. Gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji w 60-tym dniu przed rozpoczęciem konferencji lub później, a zarazem wcześniej niż w 30-tym dniu przed rozpoczęciem konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać 50% wartości całości opłaty.
3. W przypadku, gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji w 30-tym dniu przed rozpoczęciem konferencji lub później, Organizator ma prawo zatrzymać całą otrzymaną zaliczkę, a jeżeli jej jeszcze nie otrzymał – może jej żądać, wraz z odsetkami ustawowymi.

2.15 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów z przyczyn od Niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.

2.16 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji z przyczyn od Niego niezależnych. W takim przypadku rezygnacja z Uczestnictwa w Konferencji może odbyć się bezkosztowo. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją.

3. Informacje o wystawcach/sponsorach podczas konferencji

3.1. Pomieszczenia przeznaczone pod powierzchnie wystawiennicze dla sponsorów są wyraźnie oddzielone od pomieszczeń, w których będą prowadzone wykłady i warsztaty – znajdują się na osobnych piętrach Hotelu Gołębiewski.

3.2. Sponsorzy mogą prowadzić działania marketingowe podczas sesji i warsztatów satelitarnych, pod warunkiem, że Uczestnicy są o tym poinformowani, a pomieszczenia wykładowe przeznaczone na te działania są wyraźnie oznaczone.

3.3. Sponsorzy są poinformowani przez Organizatora, iż nie mogą prowadzić działań marketingowych wobec Uczestników konferencji, które są nieetyczne lub naruszają normy prawne i obyczajowe.

3.4. Przebywanie Uczestników w miejscu przeznaczonym pod powierzchnie wystawiennicze jest dobrowolne.

3.5. Organizator konferencji nie ponosi odpowiedniość za formę i instrumenty przekazu marketingowego, który kieruje sponsor do osób przebywających w pomieszczeniach przeznaczonych pod powierzchnie wystawiennicze.

4. Ceny i warunki płatności

4.1 Ceny oraz warunki płatności za Uczestnictwo w Konferencji zamieszczone są na stronie internetowej konferencji.

4.2 Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi, związane z Uczestnictwem w Konferencji. Odpowiedzialność płatnika i zamawiającego wobec Organizatora jest solidarna.

4.3 Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym na stronie internetowej konferencji, upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy, bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej.

5. Reklamacje

5.1 Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Organizatora.

5.2 Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji.

5.3 Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

6. Postanowienia końcowe

6.1 W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

6.2 W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Konferencji, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Konferencji.

6.3 Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

6.4 Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej konferencji, oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

6.5 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

6.6 Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 roku poz. 833.) Organizator konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika (imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mailowy) traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorami konferencji.

6.7. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

6.8 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

6.9 Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższego regulaminu.